Een live dashboard voor bid management

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

Heb je, als sales manager of eindverantwoordelijke, wel eens aan je bid manager of account manager gevraagd: “Wat is de status van het bid?”. Ik ben nieuwsgierig naar welk antwoord er dan gegeven werd. Het zou me niets verbazen als het één van onderstaande antwoorden was:

  • [mondeling] “Ja, goed. We liggen op schema. Paar dingetjes die nog niet helemaal top zijn, maar niets dat we niet kunnen fixen”

    Fijn zo’n geruststellend antwoord direct uit de mond van de bid manager, maar is dit op buikgevoel of ondersteund door feiten? Wat gebeurde er toen je doorvroeg naar wat die “dingetjes” dan waren, wanneer die ontdekt zijn, wat de financiële impact was en wie er aan een oplossing werkt? Niet zelden is de bid manager nu overvraagd en moet naar haar / zijn bid team terug voor antwoorden of tientallen emails door worstelen om te weten hoe “dat dingetje” ook al weer tot stand was gekomen.

  • [presentatie] Op de redelijk eenvoudige vraag “Wat is de status van het bid?” volgt het antwoord in de vorm van een presentatie. De bid manager neemt je mee door de planning in MS Project, de risico log in MS Excel en misschien nog door een presentatie in MS Powerpoint.

    In ieder geval deze keer op basis van feiten, maar wordt die Powerpoint presentatie ook iedere dag bijgewerkt? Wat gebeurt er als je doorvraagt over hoe dat risico uit de presentatie van vorige week opgelost is, door wie en wanneer? Ik kan me zo voorstellen dat de bid manager nu zijn email opent en in een brei van tientallen emails op zoek gaat naar het antwoord.

Genoeg over de dagelijkse praktijk van een bid manager, laten we kijken hoe het beter kan. In een eerdere blog heb je al kunnen lezen hoe Excellent Team een bid management omgeving heeft ingericht op basis van de monday.com oplossing. Nu is die omgeving uitgebreid met een “live #dashboard”. In één oogopslag zie je hoe het er werkelijk voor staat met het bid. Het dashboard bestaat uit een aantal elementen (widgets), wij hebben hier gekozen voor:

  • Het aantal dagen dat nog resteert voor er ingeleverd moet worden
  • De planning van het bid, samen met een grafiek die aangeeft hoeveel taken er nog open staan
  • Een grafiek, kalender en financiële impact van de Aannames & Afhankelijkheden
  • Een grafiek, kalender en financiële impact van de Risico’s & Problemen

Ook hierbij kun je verdiepingsvragen stellen, bijvoorbeeld “Welk risico is nog niet geadresseerd (status rood)?”. Hieronder zie je wat er getoond wordt als je de grafiek “Risico’s & Problemen” opent.

Je ziet direct welk risico nog niet geadresseerd is en de details hierover. In dit voorbeeld een risico met een financiële impact van € 80.000. Ik zou zeggen: “aan de slag ermee”. Maar ook de andere details zijn nu zichtbaar, zoals wanneer dit risico ontdekt is, wie de huidige eigenaar is en wat de ingeschatte kans is dat dit risico zich voor doet. Je kunt nog verder doorklikken en de update lezen waarom (in dit geval het eerste) risico opgelost is.

Ook de planning is op deze manier uit te klappen en toont dan de volledige planning in zowel #Gantt vorm als in tabel vorm. De afbeelding hieronder laat dat zien, waarbij doorgeklikt is naar de communicatie over de specifieke taak waar we details over willen weten.

Vanuit hetzelfde dashboard kun je ook nog een reactie geven op de communicatie aan de rechterzijde van het scherm. Op dezelfde wijze kun je een risico, afhankelijkheid, aanname etc. snel toevoegen door vanuit het dashboard op een datum in de kalender te klikken.

Ben je geïnteresseerd hoe dit in de praktijk werkt, vraag hier een korte online demonstratie aan. En had ik al verteld dat ik deze #bidmanagement omgeving #gratis inzet als je me inhuurt voor het managen van je bid?

Meldt u aan!

Wilt u reageren op deze onderwerpen meldt u dan aan via de knop hieronder. U kunt dan zelf ook discussies starten en vragen stellen in het speciale Q&A bord. Help ons en andere geïnteresseerden de informatie op deze site verder te verbeteren.

Sign up!

If you would like to comment on these topics, please register with the button below. This also entitles you to start discussions and to ask questions in the Q&A board. Help us and other interested parties to improve the information on this site.

Use the Esc button to close this popup.