Meer tijd… meer kwaliteit

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

In een vorige bijdrage heb ik beloofd terug te komen met het antwoord op de vraag: “hoe zetten we gewonnen tijd om in kwaliteit?”. Tijd winnen bij het beantwoorden van een bid of offerte aanvraag is natuurlijk leuk, maar het verhoogt onze #winstkans niet direct. Daarom is het belangrijk de gewonnen tijd om te zetten in #kwaliteit. Nog even kort een herhaling hoe we tijd kunnen winnen (zie ook deze bijdrage):

  • Begin op tijd
  • Verdeel het werk in één keer goed
  • Communiceer efficiënt
  • Deel verantwoordelijkheden
  • “Stay on top”

In veel situaties waarin ik een bid begeleid heb zie ik hetzelfde patroon. Bij iedere controle of review door het team of andere belanghebbenden verbetert de kwaliteit van de aanbieding en daarmee wordt de kans om te winnen aanzienlijk vergroot. Maar ook in het begin van het bid proces is al direct kwaliteit te winnen.

Zorg voor een rode draad

Zorg ervoor dat je direct na het starten van het bid project de koppen bij elkaar steekt en jezelf afvraagt “waarom gaan we dit winnen?”. Het antwoord op die vraag zorgt ervoor dat je een rode draad ontwikkelt die je overal terug laat komen. Ik geef hier twee voorbeelden:

  • We winnen omdat we de beste kwaliteit leveren
  • Vraag: is uw organisatie ISO-9001 gecertificeerd
  • Antwoord: Ja, wij zijn ISO-9001 gecertificeerd. Binnen XYZ Services staat kwaliteit altijd voorop. De ISO-9001 certificering is voor ons een goed hulpmiddel om onze kwaliteit op hetzelfde hoge niveau te houden en daar waar mogelijk nog te verbeteren.
  • We winnen omdat we nu al binnen zijn bij die klant
  • Vraag: is uw organisatie ISO-9001 gecertificeerd
  • Antwoord: Ja, wij zijn ISO-9001 gecertificeerd. In het afgelopen jaar heeft XYZ Services het kwaliteitshandboek van onze eigen organisatie af kunnen stemmen met uw kwaliteitshandboek. Daarmee hebben we gezamenlijk de kwaliteit van de processen tussen beide organisaties verhoogd.

Let op: ik beweer niet dat het ene antwoord beter is dan het andere, het gaat erom dat je goed nadenkt over je antwoord. Probeer in zoveel mogelijk antwoorden de rode draad (waarom gaan we dit winnen) terug te laten komen. Vaak kun je ook op gesloten vragen toch wat uitgebreider antwoorden dan alleen “Ja” of “Nee”.

Ga niet zomaar schrijven en antwoorden

Soms is even wachten en nadenken sneller dan direct beginnen. De kwaliteit van je antwoord gaat met grote stappen vooruit als je eerst nadenkt over wat je precies gaat aanbieden, hoe je dat voor elkaar krijgt en…. Wacht even, heb je wel eens deze video van Simon Sinek bekeken. Probeer het eens om te draaien en begin dus met waarom, dan het hoe en tenslotte wat je aanbiedt. Het helpt echt.

Maar los van de volgorde: zorg dat iedereen op de hoogte is van de eerder genoemde rode draad en de aangeboden diensten of producten op hoofdlijnen. Leg dit ook vast als een besluit en zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot alle genomen besluiten. En dan bedoel ik niet een Excel lijst die je per email verstuurd. Kijk maar eens op mijn andere blog bijdragen hoe ik registers zoals besluiten, aannames en dergelijke vast leg binnen dezelfde omgeving waar de planning en de documenten te vinden zijn.

Zorg voor open communicatie

Open communicatie, klinkt als een open deur… toch? De uitdaging van een bid project is dat je met een team in een zeer beperkte tijd een goed resultaat neer moet zetten. Daarnaast wil zo’n team ook nog wel eens gedurende het bid project van samenstelling veranderen. Je schrijft het antwoord dus als een team en niet als een groep individuen. Je wilt tenslotte bereiken dat het voor de ontvangende partij leest als één goed lopend en samenhangend verhaal. Communicatie binnen het team is daarmee heel belangrijk geworden en moet vastgelegd worden en voor alle teamleden toegankelijk zijn. Bovendien wil je dat de communicatie altijd is terug te vinden bij het onderwerp, en dan maakt het niet uit of het onderwerp een taak, een document, een aanname of iets anders is. In diverse andere bijdragen ben ik al dieper ingegaan op deze #incontext communicatie. Kijk maar eens hier.

Neem waar, analyseer en daag uit

Nu we niet meer in tijdsnood zitten kunnen we grote stappen maken op het gebied van kwaliteit. Zorg dat je elkaars documenten en stukken goed leest en beoordeelt. Geef positieve feedback, maar vooral vraag. Vraag naar het waarom en controleer goed of het antwoord ook echt een antwoord is op de gestelde vraag. Van doorvragen en uitdagen wordt ieder stuk altijd beter.

Dus het advies is: gebruik de gewonnen tijd goed en verhoog je winstkans door de kwaliteit van je aanbieding te verhogen. Waarnemen, analyseren en uitdagen of in het Engels: Observe, Analyze and Challenge.

Tot slot

Als je net zoveel plezier beleeft aan het lezen van deze blog dan ik aan het schrijven ervan, heb ik voor een belangrijk deel aan mijn doelstelling voldaan. Ik hoop dat je er iets aan hebt en het toepast in je volgende aanbieding. Ik ben altijd beschikbaar om je hierbij te helpen.

Meldt u aan!

Wilt u reageren op deze onderwerpen meldt u dan aan via de knop hieronder. U kunt dan zelf ook discussies starten en vragen stellen in het speciale Q&A bord. Help ons en andere geïnteresseerden de informatie op deze site verder te verbeteren.

Sign up!

If you would like to comment on these topics, please register with the button below. This also entitles you to start discussions and to ask questions in the Q&A board. Help us and other interested parties to improve the information on this site.

Use the Esc button to close this popup.