Tijd is Geld, of meer Kwaliteit

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

In de wereld waar ik zo veel plezier aan beleef – de wereld van #bidmanagement – gaat het aloude adagium Tijd = Geld niet op. Ik geef je een voorbeeld: als ik op 1 augustus een bid (bv. antwoord op een aanbesteding) moet indienen, verdient de organisatie waarvoor ik het bid begeleid geen cent meer als we 3 dagen eerder inleveren. Wat we wel kunnen winnen is #kwaliteit.

In veel situaties waarin ik een bid begeleid heb zie ik hetzelfde patroon. Bij iedere controle of review door het team of andere belanghebbenden verbetert de kwaliteit van de aanbieding, en daarmee wordt de kans om te winnen aanzienlijk vergroot. De vraag is dus: hoe winnen we tijd. Hier zijn een aantal zaken van belang. Sommige daarvan lijken triviaal, maar ik noem ze toch.

Begin op tijd

Laten we beginnen met een open deur. Of misschien toch niet zo triviaal als je op het eerste gezicht denkt. In de afgelopen jaren heb ik vaak gezien dat de start van het bid (na binnenkomst van de definitieve aanvraag) vertraging op loopt. Het management team dat toestemming moet geven om aan het bid te beginnen komt iedere maandag bij elkaar, maar helaas komt de aanvraag van het bid op dinsdag binnen. Zes dagen wachten is niet lang natuurlijk, behalve als je het afzet tegen de gemiddeld 50 dagen die je hebt om te antwoorden. Daar gaat de eerste 12% van de kwaliteit. Als men dan ook nog drie dagen gaat doen over het samenstellen van het #bidteam ben je al weer 18% kwaliteit kwijt. Jammer, maar zo gaat het vaak in de praktijk.

Verdeel het werk in één keer goed

Zorg ervoor dat het uitbrengen van het bid professioneel begeleid wordt. Een project manager vrij maken om dat te doen is een optie, maar lees ook eens deze (Engelstalige) bijdrage. Een bid proces heeft een aantal unieke kenmerken en de tijd die je hebt voor het uitbrengen van het antwoord is meestal te kort om er een volledige projectmanagement methodiek op los te laten, eenvoud is koning hier. Of de bid manager nu intern beschikbaar is of ingehuurd moet worden is niet zo belangrijk, mijn mening daarover leest u hier.

Communiceer efficiënt

Binnen een bid team wordt er veel gecommuniceerd en dat is ook nodig om elkaar scherp te houden. De meest gebruikelijke vorm van communicatie is email, en dat is wat mij betreft één van de grootste tijdsverslinders die er bestaat. Je kunt keurig iedereen tegelijk een mail sturen, maar wat als er komende week ineens een specialist “binnen vliegt”, hoe breng je die op de hoogte van alle eerdere communicatie. Vaak zie je ook een soort email distributielijst ontstaan die dan vervolgens weer aangevuld wordt met andere personen binnen of buiten de aanbiedende organisatie. Met alle social media platformen zijn we gewend geraakt aan communicatie door middel van een update op een onderwerp, waarom gebruiken we dat dan niet. Een onderwerp kan, in dit verband, een taak uit de planning, een document, een vraag, een risico of een aanname zijn. Op deze manier blijft alle communicatie bij het onderwerp en is altijd terug te lezen door mensen die tijdens de bid fase toegevoegd worden aan het team. Dit levert niet alleen tijdwinst op, maar neemt ook veel stress weg bij de leden van het bid team. Hieronder zie je een voorbeeld van zo’n manier van communiceren over – in dit geval – een document, #incontext communicatie noemen we dat.

Deel verantwoordelijkheden

Het gebruik van een platform waarin alle zaken die belangrijk zijn voor het uitbrengen van de offerte gecombineerd zijn, biedt veel voordelen:

  • één manier van communiceren
  • volledige transparantie
  • eigenaren van taken, afhankelijkheden, risico’s etc. kunnen zelf de status wijzigen
  • leuk om mee te werken
  • en bovenal veel tijdswinst

De kern is het beleggen van verantwoordelijkheden bij de eigenaren van het onderwerp, zij kunnen zelf hun taken, afhankelijkheden, risico’s etc. up-to-date houden en uiteraard altijd hulp inroepen van andere teamleden door deze te benoemen in de communicatie: “@collega, wat is jouw mening over deze eis, kunnen we daar oplossing XYZ niet goed voor gebruiken?“. Als verantwoordelijkheden belegd worden bij de eigenaren van het onderwerp is het wel van belang dat er automatisch bijgehouden wordt wie iets heeft aangepast en waarom.

“Stay on top”

Niet alleen de bidmanager en leden van het bid team willen graag de exacte status van de offerte weten, ook voor de directie, het management en andere stakeholders is dit belangrijk. In plaats van het telkens presenteren van de status kun je beter werken met een live dashboard, zoals hieronder getoond. Bij voorkeur is dit dashboard de hele periode dat je met het bid bezig bent zichtbaar op de TV in de ruimte waar alles samen komt. Transparantie en tijdsbesparing zijn de belangrijkste voordelen die een dergelijk dashboard biedt.

Tot slot

Hoe je de gewonnen tijd om kunt zetten naar kwaliteit vertel ik graag in een volgende blog.

Als je net zoveel plezier beleeft aan het lezen van deze blog dan ik aan het schrijven ervan, heb ik voor een belangrijk deel aan mijn doelstelling voldaan. Ik hoop dat je er iets aan hebt en het toepast in je volgende bid. Ik ben altijd beschikbaar om je hierbij te helpen.

Meldt u aan!

Wilt u reageren op deze onderwerpen meldt u dan aan via de knop hieronder. U kunt dan zelf ook discussies starten en vragen stellen in het speciale Q&A bord. Help ons en andere geïnteresseerden de informatie op deze site verder te verbeteren.

Sign up!

If you would like to comment on these topics, please register with the button below. This also entitles you to start discussions and to ask questions in the Q&A board. Help us and other interested parties to improve the information on this site.

Use the Esc button to close this popup.