Wat is bidmemory?

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

Ik definieer #bidmemory als alle kennis die in een bidteam is opgedaan tijdens het schrijven van een offerte

Wat voor soort kennis bedoel ik dan?

De meest voor de hand liggende informatie die belangrijk is, is natuurlijk het antwoord dat we ingediend hebben. Maar er is meer, veel meer. Denk hierbij aan alle informatie over gevonden risico’s, gemaakte aannames, ontdekte afhankelijkheden. En niet alleen die onderwerpen zelf maar – misschien nog wel belangrijker – hoe is de communicatie over deze onderwerpen verlopen tijdens het beantwoorden. Ik licht het toe met een voorbeeld.

Tijdens het schrijven van een offerte (of een antwoord op een #aanbesteding) komen we tot de conclusie dat we een stukje informatie missen in de aanvraag. De tijd voor het stellen van vragen is voorbij, of misschien hebben we wel de vraag kunnen stellen maar een onvoldoende antwoord gekregen. We kunnen niet verder zonder een aanname te doen. Op zich niet zo’n probleem, maar laten we dit wel goed vastleggen. Als we de kans krijgen voor een due dilligence is dit dus één van de zaken die we uit moeten zoeken. Als die kans er simpelweg niet is moeten we overwegen de financiële impact mee te nemen in onze prijsstelling. Er ontstaat een gezonde discussie binnen het #bidteam wat die impact dan is en hoe we die gaan verwerken. Uiteindelijk besluiten we een gedeelte van die financiële impact in onze prijs op te nemen en een ander gedeelte als risico te aanvaarden. Het moederbedrijf geeft toestemming en is bereid dat risico – mocht het zich voordoen – te financieren. In de uitvoeringsfase is het belangrijk om het eindbesluit te kennen, maar zeker ook de communicatie die geleid heeft tot dit besluit.

Waarom is dit zo belangrijk?

Als we tijdens de uitvoering van het gewonnen project tegen het bovenstaande voorbeeld aanlopen is het belangrijk te weten hoe het besluit tot stand gekomen is. Als we dat niet weten bestaat de kans dat we in discussie treden met de klant waarbij we mogelijk een deuk in de relatie oplopen. Onnodig, want we hadden de aanname immers zelf gemaakt en de impact gedeeltelijk opgenomen in de prijs en gedeeltelijk als een (gedekt) risico aanvaard. De uiteindelijke aanbieding is belangrijk, maar de communicatie die heeft plaatsgevonden binnen het bidteam is minstens net zo belangrijk. Maar wat nu als die communicatie via email is gegaan, of misschien wel via een WhatsApp groep. In het verleden heb ik bids en offertes begeleid waar soms meer dan 1.000 emails verstuurd waren door de leden van het bidteam. Als je dan achteraf moet zoeken naar welke email over welk onderwerp ging, ben je daar veel tijd mee kwijt. Risico’s, aannames en afhankelijkheden werden vaak vastgelegd in een Excel sheet, maar de communicatie daarover moest ik dus zoeken in de 1.000+ emails. Email blijkt telkens weer een vluchtig communicatie middel te zijn en niet erg geschikt voor het vastleggen voor de toekomst.

Hoe sla ik deze kennis dan wel op?

Toen ik in 2017 besloot zelfstandig #bidmanager te worden ben ik gestart met het zoeken naar een systeem dat bovenstaande probleem kan voorkomen. Ik ben uitgekomen bij de oplossing van monday.com omdat daar alle communicatie altijd #incontext van het onderwerp opgeslagen kan worden. En in dit verband kan dat onderwerp van alles zijn, van documenten tot taken in de planning tot risico-, aanname- en beslissingenregisters.

In het plaatje hierboven zie je hoe verschillende leden van het bidteam met elkaar communiceren over een ingekomen document. Natuurlijk gebruiken we nog steeds email, maar dan alleen voor het versturen van een melding dat iemand ergens op gereageerd heeft. Met de @mention mogelijkheid kan je ook eenvoudig de hulp van een ander lid van het bidteam inroepen. Exact dezelfde communicatie gebruiken we ook voor taken en voor de risico-, aanname- en beslissingenregisters.

Na deze omgeving een paar keer gebruikt te hebben, heb ik besloten een dashboard te ontwikkelen waar alle informatie over het bid samenkomt. Hieronder zie je daar een voorbeeld van.

Alle informatie binnen één omgeving, veilig opgeslagen in de (AWS) cloud en beschikbaar vanaf ieder platform. Samenwerken met partners zonder ingewikkelde aanpassingen te hoeven doen in de IT omgeving, een standaard browser is voldoende. Op deze manier bouw je een bidmemory tijdens het beantwoorden van een bid of tender.

Meer weten?

Nieuwsgierig geworden? Vraag een demo aan via https://excellent-bid.nl/contact-us/ of neem contact op met Bas de Bruin (06 15506690). Ook het implementeren van een dergelijke omgeving binnen uw eigen Monday.com account behoort tot de mogelijkheden. Op de website van Excellent Bid kunt u (nadat u lid bent geworden) communiceren met andere gebruikers en bid managers in de daarvoor bestemde discussiegroep.

Meldt u aan!

Wilt u reageren op deze onderwerpen meldt u dan aan via de knop hieronder. U kunt dan zelf ook discussies starten en vragen stellen in het speciale Q&A bord. Help ons en andere geïnteresseerden de informatie op deze site verder te verbeteren.

Sign up!

If you would like to comment on these topics, please register with the button below. This also entitles you to start discussions and to ask questions in the Q&A board. Help us and other interested parties to improve the information on this site.

Use the Esc button to close this popup.